Jäta menüü vahele

Isikuandmete töötlemine Kaitseväes

Vastutav töötleja: Eesti Kaitsevägi
Telefon: 717 1155
E-post: mil@mil.ee
Kaitseväe andmekaitse peaspetsialistiga saab ühendust e-posti teel: andmekaitse@mil.ee

Isikuandmete töötlemisel lähtume Kaitseväes alljärgnevatest põhimõtetest. Juriidiliste isikute ja meie veebilehel viidatud teiste asutuste andmete hoidmist need põhimõtted ei puuduta.

Töötleme õigusaktidega pandud ülesannete täitmiseks isikuandmeid igapäevaselt, sealhulgas tundlikku ja eraelulisi – eriliiki isikuandmeid. Lisaks võib toimuda isikuandmete töötlemine juhul, kui pöördute meie poole selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude, kaebuse või vaidega.

Seadusest tulenevate ülesannete täitmisel tekib meil igapäevaselt dokumenteeritud teavet (koostatakse haldusakte, sõlmitakse lepinguid ning peetakse kirjavahetust teiste valitsusasutuste, isikute ja kolmandate osapooltega), mida töödeldakse ja hoitakse vastavalt õigusaktides kehtestatud korrale.

Seadus kitsendab isikuandmetele ligipääsu ning isikuandmete töötlemisel on Kaitseväes isikuandmete töötlemine tagatud viisil, kus isikute eraeluliste andmete avalikuks tuleku võimalus on viidud miinimumini.

Põhitegevuse käigus loodud, saadud ja välja saadetavad dokumendid registreeritakse üldjuhul elektroonilises dokumendihaldussüsteemis ning need on leitavad avalikust dokumendiregistrist (https://saurus.mil.ee/atp/). Juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul on kuvatud ainult metaandmed (nt kirja saatja või saaja initsiaalid või märge „Eraisik”, mitte Teie nimi). Dokumendi pealkirjaks näitame registris vastavalt „Selgitustaotlus”, „Märgukiri”, „Teabenõue” vms. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt.

Töötleme isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik isikuandmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks, järgides isikuandmete kaitse seadust, isikuandmete kaitse üldmäärust ning tuginedes sisemistele, füüsilistele ning infotehnoloogilistele turvameetmetele.

Kui leiate, et oleme isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õiguseid, siis on Teil õigus pöörduda kas meie, Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtu poole.

Isikuandmete kaitse põhimõtted on koostatud 23.05.2018

KKK

Kaitsevägi puutub Teie isikuandmetega kokku, kui:

  • saadate selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude, avalduse, taotluse või kaebuse/vaide;
  • külastate Kaitseväe veebilehti või osalete küsitlustes;
  • reservväelasena kutsume Teid õppekogunemisele, avaldate soovi vabatahtlikult õppekogunemisel osaleda või olete kaitseväeteenistuskohustuse täitmisel õppeõppekogunemisel;
  • edastate taotluse õppekogunemiselt vabastamiseks;
  • Kaitsevägi maksab Teile toetust või hüvitist;
  • Te ei ilmunud õppekogunemisele ning Teie suhtes alustatakse väärteomenetlust;
  • olete meiega lepingulisest suhtes või lepingueelsetes läbirääkimistes;
  • soovite siseneda Kaitseväe territooriumile (lepingulised partnerid, külalised);
  • kandideerite meile tööle või avaldate soovi asuda õppima Kaitseväe Akadeemiasse;
  • tegemist on ajateenistuskohustuse täitmise käigus tekkinud isikuandmetega (arstliku komisjoni läbimisel, ajateenistuses tekkinud terviseprobleemide esinemisel, ajateenistusest vabastamise taotluse esitamisel enne ajateenistustähtaja lõppemist);
  • Te juba olete Kaitseväes tööl, teenistuses või ajateenistuses.

Teie kohta kogutud juurdepääsupiiranguga andmeid väljastame teistele asutustele ja isikutele vaid juhul, kui selleks on seadusest tulenev alus (uurimisasutused vms).

Kaitsevägi kasutab oma territooriumi, vara ja inimeste kaitseks videovalvet nii hoonetes kui ka asutuse väliterritooriumil.

Kaitsevägi töötleb isikuandmeid peamiselt järgmiste õigusaktide ja nende rakendusaktide alusel:

Isikuandmeid säilitame õigusaktides ettenähtud tähtaja jooksul ning toome siinkohal välja vaid mõned säilitustähtajad:

  • teabenõuetega seotud kirjavahetust eraisikutega säilitame üldjuhul 3 aastat. Kui Teie pöördumised käsitlevad aga teemavaldkondi, mis õigusaktide alusel on pikema säilitustähtajaga, siis säilitatakse märgukirju ja selgitustaotlusi tähtajani, mis on kehtestatud dokumentide loetelus;
  • veebilehe poole pöördumisi säilitatakse 1 aasta;
  • raamatupidamislikel eesmärkidel töödeldavaid dokumente säilitatakse minimaalselt 7 aastat;
  • praktika-, käsundus-, töövõtu- ja töölepinguid säilitame kuni 10 aastat lepingu lõpetamisest;
  • tööle kandideerides mittevalituks osutunud, kuid paremusjärjestuses olevate kandidaatide andmeid säilitame isiku kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis oleva nõusoleku alusel kuni 150 päeva, et saaksime vajadusel teha ettepaneku ametikohale asumiseks konkursi paremuselt järgmisele kandidaadile;
  • Riskianalüüsi tulemusi, tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid, sh seal sisalduvaid isikuandmeid, säilitatakse 55 aastat.
  • arstliku komisjoni töövaldkonnas säilitame isiku tervisekaarti 110 aasta möödumiseni isiku sünnist;
  • pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid/andmed kustutatakse või hävitatakse;
  • arhiiviväärtusega dokumente hoiame asutuses 10 aastat ning seejärel antakse need üle avalikule arhiivile.

1. Isikul on õigus teada:

  • Kes on tema isikuandmete osas vastutav töötleja?
  • Kas tema isikuandmeid töödeldakse ning kui töödeldakse, siis mis on töötlemise eesmärk?
  • Millist liiki teda puudutavaid isikuandmeid töödeldakse?
  • Kellele on tema isikuandmed kättesaadavad?
  • Milline on tema isikuandmete säilitamise aeg?
  • Millised on tema õigused seoses isikuandmete töötlemisega?

2. Õigus tutvuda enda isikuandmetega

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud. Selleks soovitame kodulehe kaudu esitada meile teabenõue. Lisaks võite saata digitaalselt allkirjastatud taotluse aadressil mil@mil.ee või allkirjastatud kirjaliku taotluse Kaitseväe peastaabi aadressil: Harju maakond, Tallinn, Juhkentali 58, 15007. 

Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses, seetõttu peate taotluse omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.

Andmete väljastamise eest paberil võime alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Meile esitatud pöördumistele vastamise tähtajad leiate lehelt “Kuidas me tegeleme meile esitatud pöördumistega”.

Seadusest tulenevatel juhtudel võime piirata isikuandmetega tutvumise õigust ja jätta Teie taotluse rahuldamata, kui see võib:

  • kahjustada Teie või teise isiku õigusi ja vabadusi;
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • takistada kaitseväeluure ülesande täitmist;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

3. Õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ja kustutamist

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist, . Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus

4. Õigus nõuda isikuandmete töötlemise lõpetamist

Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemiseks (sh avalikustamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks) puudub meil seaduslik alus, võite nõuda andmete töötlemise lõpetamist, piiramist või andmete kustutamist. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

5. Õigus võtta tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek, kui Kaitsevägi töötleb andmeid Teilt saadud nõusoleku põhiselt.

Kui olete Kaitseväele andnud nõusoleku enda isikuandmete kasutamiseks, kuid soovite, et Kaitsevägi enam neid andmeid ei töötleks, siis on Teil õigus antud nõusolek tagasi võtta. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

6. Õigus pöörduda kas meie, Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtu poole, kui leiate, et oleme isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õiguseid.

Kui Teil on tekkinud küsimusi seoses Teie isikuandmete töötlemisega Kaitseväes, siis võite pöörduda meie andmekaitse peaspetsialisti poole aadressil andmekaitse@mil.ee.

Kaitseväele esitatud pöördumised jagunevad üldjuhul järgmiselt:

Teabenõue – võimaldab isikul saada teavet, mille teabevaldaja saab väljastada muutmata kujul. Teabenõudele vastame hiljemalt 5 tööpäeva jooksul.

Kui meil on vaja esitatud teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võime teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega anname teabenõudjale teada viie tööpäeva jooksul.

Selgitustaotlus – võimaldab isikul küsida seisukohta, tõlgendust või praktilist üldist teavet, mis ei ole otseselt dokumenteeritud ja millele vastamisega kaasneb faktide kogumine erinevatest allikatest ning olemasoleva teabe analüüsimine. 

Selgitustaotlusele vastame hiljemalt 30 päeva jooksul või kui vastamine eeldab pikemat tähtaega, informeerime selgitustaotluse esitajat sellest.

Märgukiri – võimaldab isikul juhtida tähelepanu mõnele üldisele probleemile või puudusele organisatsiooni töös, teha ettepanekuid töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks.

Kui kiri eeldab meiepoolset vastust, anname selle hiljemalt 30 päeva jooksul või kui vastamine eeldab pikemat tähtaega, siis informeerime märgukirja saatjat.

Taotlus – võimaldab õigusaktide alusel sätestatud juhtudel taotleda mingi teenuse osutamist, seadme kompenseerimist, hüvitise maksmist, õppekulude hüvitamist, õppekogunemisel osalemise vabastamist jne. Taotlustele vastamine toimub vastavalt õigusaktides kehtestatud tähtaegadele.

Kaebus/vaie – kui leiate, et oleme Teie õiguseid rikkunud, siis saate meile esitada kaebuse/vaide, millele vastame 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene muud tähtaega. Kui kaebuse/vaide läbivaatamine eeldab pikemat aega, on vastavalt seadusele lubatud tähtaega pikendada, millest Teid ka teavitatakse.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldjuhul juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab meile teabenõude, vaatame teabenõude saamisel üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumenti väljastades katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress), välja arvatud juhul, kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana. Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Kui Teie pöördumine sisaldab väga tundlikku teemat ehk eriliiki isikuandmeid (nt kirjeldate oma terviseprobleemi), piirame dokumentidele juurdepääsu ka Kaitseväesiseselt. Selliste dokumentidega saavad tutvuda vaid need isikud, kelle ameti- või tööülesannete täitmiseks on see vajalik.

Teie pöördumises sisalduvaid isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame pöördumise sinna ja teavitame edastamisest ka Teid. Vaatamata kehtestatud juurdepääsupiirangule, väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja või kohus) ja põhjendatud vajadus. Teiega seotud menetlusdokumente edastame teistele riigiasutustele turvalise dokumendivahetuskeskuse kaudu või krüpteeritult.

Anonüümseid ning vastamiseks vajalike kontaktandmeteta pöördumisi Kaitsevägi ei menetle. Kõik pöördumised, mis on esitatud andmesubjekti poolt isikuandmete kaitse üldmääruse tähenduses, peavad olema allkirjastatud (käsitsi või digitaalselt).

Kirjade saatmiseks kasutame liht- või tähitud posti ja e-posti. Teatud juhtudel võib e-kiri olla krüpteeritud või sisaldada krüpteeritud dokumente, et kaitsta Teie isikuandmeid. Krüpteerimise jaoks on vajalik Teie isikukood, mida Teilt vajadusel küsitakse. Krüpteeritud dokumentide avamiseks on vajalik krüpteerimistarkvara, ID-kaart ja ID-kaardi lugeja. Krüpteeritud dokumentide avamiseks on koostatud näpunäited (kliki lingil).

Meie dokumendiregistris lisatatud juurdepääsupiirang on siduv meile, et kaitsta Teie isikuandmeid. Teile saadetud ning Teid ennast puudutava teabe osas saate ise otsustada, kas te avalikustate selle või mitte.

Meie dokumendiregistri avalikus vaates (https://saurus.mil.ee/atp/) ei näidata eraisikute nimesid, saatjaks või saajaks märgime „Eraisik“ või isiku initsiaalid. Saatja või saaja täisnimi on nähtav dokumendihaldussüsteemis asutusesiseselt. Kui väljendate pöördumises selget soovi oma nime avalikustamiseks, siis avalikustame dokumendiregistris Teie ees- ja perekonnanime.

Juhul, kui puudub alus juurdepääsupiirangu lisamiseks, võivad Teie isikuandmed kolmandatele isikutele teatavaks saada läbi meie avaliku dokumendiregistri, kus avaldatakse avaliku teabe seaduse kohaselt kirjavahetuse andmed.

Kui isik osaleb kirjavahetuses juriidilise isiku või asutuse töötajana, ettevõtja või vaba elukutse esindajana, siis dokumendile juurdepääsupiiranguid ei seata, kuna eeldame, et ei kasutata isiklikke kontaktandmeid.

Kaitsevägi võib isikuandmeid avalikustada meedias ajakirjanduslikul eesmärgil, kui selleks on avalik huvi ja see on kooskõlas ajakirjanduseetika põhimõtetega.

Kaitseväe ülesannete täitmisega seotud avalikel üritustel ning erinevatel Kaitseväe ja Kaitseväe teenistujatega seotud üritustel tehakse fotosid ning üritusi filmitakse, et kajastada neid avalikult Kaitseväe kodulehel, sotsiaalmeediakanalites, trükistes ning Kaitseväge puudutavates uudistes. Jäädvustatud materjalidega on võimalik tutvuda Kaitseväe koduleel, Kaitseväe fotogaleriis, sotsiaalmeediakanalites ja erinevates trükistes.

Kui seadus ei sätesta teisiti, asendab isikuandmete kaitse seaduse § 11 kohaselt avalikus kohas toimuva heli-, pildi- või videomaterjalina jäädvustamisel avalikustamise eesmärgil isiku nõusolekut tema teavitamine vormis, mis võimaldab isikul jäädvustamise faktist aru saada ja enda jäädvustamist soovi korral vältida.

Isikuandmete kaitse seaduse § 11 kohaselt ei kehti teavitamiskohustus avalike ürituste puhul, mille avalikustamise eesmärgil jäädvustamist võib mõistlikult eeldada.

Foto- ja videomaterjalidele on Kaitseväe dokumentide loetelus kehtestatud alatine säilitamistähtaeg.

Kui külastate üksnes meie kodulehte, siis piirduvad kogutavad ja säilitatavad andmed:

  • Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress);
  • Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

Me ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega ning avaldame neid üksnes isikustamata kujul. Kogume ja säilitame andmeid selle kohta, millist kodulehe osa külastate ja kui kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal asutuse kodulehte arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.

Meile tööle või teenistusse asumiseks toimub kandideerimine läbi Kaitseväe värbamiskeskuse.

Vaba ametikoha täidame üldjuhul avaliku konkursi korras ning põhjendatud juhtudel sisekonkursiga.

Väljakuulutatud konkursist loobumisest või konkursi avalikustatud tingimuste muutmisest teavitame kandidaate kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Kui kandideerite Kaitseväkke tööle, teenistusse või praktikale, lähtume Teie poolt avaldatud või seaduse alusel avaldatud teabest. Eeldame, et Teie poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda.

Kandidaatide hindamismeetodid valitakse lähtuvalt ametikoha ülesannetest ning eesmärgist hinnata tööülesannete täitmiseks vajalikke teadmisi, oskusi, hoiakuid ja väärtusi. Kõikide konkursside puhul kasutame kandidaadi ametikohale sobivuse hindamiseks ja eelvaliku tegemiseks vähemalt elulookirjelduse ja esitatud dokumentide analüüsi ning seejärel tööintervjuud ja taustakontrolli. 

Ametikohale asumise ettepaneku teeme kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele.

Kui teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele vastavaid kandidaate on rohkem kui üks, võib nendest koostada paremusjärjestuse. Paremusjärjestusse lisatud kandidaatidelt kogutud isikuandmeid säilitame valiku lõppotsuse tegemise järgselt ainult isikult saadud kirjalikku taasesitamist võimaldava nõusoleku alusel personaliüksuses ja värbamiskeskuses 150 kalendripäeva, misjärel need hävitatakse.

Konkursil kogutud dokumentide säilitamise eesmärgiks on võimalus paremuselt järgmisele kandidaadile teha ametikohale nimetamise ettepanek avaliku teenistuse seaduse § 18 punktis 10 sätestatud juhtudel. Sellisel juhul uut konkurssi välja ei kuulutata.

Valituks mitteosutunud kandidaatidele teatame konkursi tulemustest kirjalikult või muul kokkulepitud viisil 14 kalendripäeva jooksul alates lõppotsuse tegemisest.

Teil on õigus saada konkursikuulutuses märgitud kontaktisikult selgitusi ja põhjendusi Teie kohta kogutud andmete, värbamise ja valiku protsessi ning Teid puudutavate otsuste kohta, meile nende kohta selgitusi anda ning vastuväiteid esitada.

Kõik värbamisel ja valikul osalenud isikud on kohustatud kaitsma värbamise ja valiku käigus kandidaatide kohta kogutud teavet. Konkursil osalevate kandidaatide andmeid ei avalikustata värbamis- ja valikuprotsessis mitteosalevatele isikutele – me ei avalda teistele kandidaatidele Teie andmeid, samuti ei avalda me Teile teiste kandidaatide andmeid. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Taustakontroll

Kaitseväkke teenistusse või tööle kandideeriva isiku ning tegevväelase, ametniku või töötaja Kaitseväkke sobivuse hindamisel ja Kaitseväele teenuse osutamisega seotud isikute Kaitseväe julgeolekualale lubamise otsustamisel teostatakse taustakontrolli kaitseväe korralduse seaduse paragrahvide 413-4110 alusel.

Andmete kogumiseks või päringu tegemiseks on vajalik isiku eelnev kirjalik nõusolek, millega isik lubab Kaitseväel koguda enda kohta andmeid ja teha päringuid nõusoleku andmisest viie aasta jooksul. Kaitseväel ei ole õigust koguda andmeid ega teha päringuid pärast isiku teenistusest vabastamist või tema töölepingu või Kaitseväe julgeolekualal viibimise loa lõppemist.

Väärteomenetlusi alustab Kaitsevägi, kui reservis olev isik eirab õppekogunemisele ilmumise kohustust. Menetlusosalisteks on sellisel juhul menetlusalune isik ja tema kaitsja.

Väärteomenetluste läbiviimiseks kasutame väärteomenetluste portaali, kuhu sisselogimine toimub ID-kaardiga ning mille kaudu edastame väärteomenetluste andmeid E-toimiku kesksüsteemi ja Karistusregistrisse.

Juurdepääsuõigus sellele süsteemile on üksnes pädevatel ametiisikutel. Menetlusosaline saab ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente e-toimiku infosüsteemist.

Meie avalikus dokumendiregistris on menetlusalune isik isikustamata kujul ning näha on märge „Eraisik”.

Kohtuvälise menetluse kohta võime väärteomenetluse seadustiku kohaselt väärteomenetluse, avalikkuse või andmesubjekti huvides andmeid avaldada enne otsuse tegemist üksnes juhul, kui sellega ei kahjustata ülemäära väärteomenetlust, riigi huve või ärisaladust, samuti andmesubjekti ega kolmandate isikute õigusi, eriti eriliiki isikuandmete avaldamise puhul.

Kui Kaitseväes toimub isikuandmete töötlemise rikkumisega seotud intsident, siis registreerime juhtunu ja vormistame selle kohta nõutud dokumendid.

Kui juhtunu kujutab endast tõenäolist ohtu Teie õigustele ja vabadustele, siis teavitame Andmekaitse Inspektsiooni.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame Teid juhtunust, et võimaldada ka Teil endal kasutusele võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Kui rikkumine on toimunud või avastamise hetkel veel toimumas, siis kindlasti võtame kasutusele kõik vajalikud meetmed rikkumise lõpetamiseks ning tagajärgede leevendamiseks.

Viimati uuendatud: 14. juuli 2020, 11:09

Keri üles