Kaitseväele esitatud pöördumised jagunevad üldjuhul järgmiselt:
Teabenõue – võimaldab isikul saada teavet, mille teabevaldaja saab väljastada muutmata kujul. Teabenõudele vastame hiljemalt 5 tööpäeva jooksul.
Kui meil on vaja esitatud teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võime teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega anname teabenõudjale teada viie tööpäeva jooksul.
Selgitustaotlus – võimaldab isikul küsida seisukohta, tõlgendust või praktilist üldist teavet, mis ei ole otseselt dokumenteeritud ja millele vastamisega kaasneb faktide kogumine erinevatest allikatest ning olemasoleva teabe analüüsimine.
Selgitustaotlusele vastame hiljemalt 30 päeva jooksul või kui vastamine eeldab pikemat tähtaega, informeerime selgitustaotluse esitajat sellest.
Märgukiri – võimaldab isikul juhtida tähelepanu mõnele üldisele probleemile või puudusele organisatsiooni töös, teha ettepanekuid töö korraldamiseks või valdkonna arengu kujundamiseks.
Kui kiri eeldab meiepoolset vastust, anname selle hiljemalt 30 päeva jooksul või kui vastamine eeldab pikemat tähtaega, siis informeerime märgukirja saatjat.
Taotlus – võimaldab õigusaktide alusel sätestatud juhtudel taotleda mingi teenuse osutamist, seadme kompenseerimist, hüvitise maksmist, õppekulude hüvitamist, õppekogunemisel osalemise vabastamist jne. Taotlustele vastamine toimub vastavalt õigusaktides kehtestatud tähtaegadele.
Kaebus/vaie – kui leiate, et oleme Teie õiguseid rikkunud, siis saate meile esitada kaebuse/vaide, millele vastame 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene muud tähtaega. Kui kaebuse/vaide läbivaatamine eeldab pikemat aega, on vastavalt seadusele lubatud tähtaega pikendada, millest Teid ka teavitatakse.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldjuhul juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab meile teabenõude, vaatame teabenõude saamisel üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumenti väljastades katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress), välja arvatud juhul, kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana. Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Kui Teie pöördumine sisaldab väga tundlikku teemat ehk eriliiki isikuandmeid (nt kirjeldate oma terviseprobleemi), piirame dokumentidele juurdepääsu ka kaitseväesiseselt. Selliste dokumentidega saavad tutvuda vaid need isikud, kelle ameti- või tööülesannete täitmiseks on see vajalik.
Teie pöördumises sisalduvaid isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame pöördumise sinna ja teavitame edastamisest ka Teid. Vaatamata kehtestatud juurdepääsupiirangule, väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja või kohus) ja põhjendatud vajadus. Teiega seotud menetlusdokumente edastame teistele riigiasutustele turvalise dokumendivahetuskeskuse kaudu või krüpteeritult.
Anonüümseid ning vastamiseks vajalike kontaktandmeteta pöördumisi kaitsevägi ei menetle. Kõik pöördumised, mis on esitatud andmesubjekti poolt isikuandmete kaitse üldmääruse tähenduses, peavad olema allkirjastatud (käsitsi või digitaalselt).
Kirjade saatmiseks kasutame liht- või tähitud posti ja e-posti. Teatud juhtudel võib e-kiri olla krüpteeritud või sisaldada krüpteeritud dokumente, et kaitsta Teie isikuandmeid. Krüpteerimise jaoks on vajalik Teie isikukood, mida Teilt vajadusel küsitakse. Krüpteeritud dokumentide avamiseks on vajalik krüpteerimistarkvara, ID-kaart ja ID-kaardi lugeja. Krüpteeritud dokumentide avamiseks on koostatud näpunäited (kliki lingil).
Meie dokumendiregistris lisatatud juurdepääsupiirang on siduv meile, et kaitsta Teie isikuandmeid. Teile saadetud ning Teid ennast puudutava teabe osas saate ise otsustada, kas te avalikustate selle või mitte.